Créer un espace de travail sans papier
Ces dernières années ont vues une augmentation des bureaux devenant le paradis de l’organisation de dossiers électroniques et de ce fait, une réduction de la consommation d’énergie et de papier pour produire des copies “dures” de ces documents. Cela peut cependant s’avérer compliqué lorsque vous avez besoin d’imprimer certaines informations pour vos rendez-vous ainsi que pour les factures de l’entreprise. Cela vous laisse en retour avec la nécessité de trouver une place à ces documents ce qui peut s’avérer être un challenge ou parfois ne vous laisse pas d’autre choix que de jeter ces papiers à la poubelle. Voici quelques idées qui pourront vous aider:
1) L’écologie est vraiment mieux: La production de papier requiert un nombre incroyable d’arbres, d’eau et finalement de déchets qui s’empilent dans les sites spécialisés. Diminuer le nombre de documents imprimés pour vos rendez-vous professionnels, envoyer par email les copies à vos clients après une présentation et demander à votre banque d’arrêter l’envoi des relevés mensuels sont tous des moyens de réduire le nombre de papier gaspillé.
2) Utilisation des nouvelles technologies: Il existe maintenant des scanners exceptionnels, accompagnés souvent par des logiciels utilisant l’OCR – reconnaissance de caractères par l’optique, qui permet de scanner des documents en haute résolution et vous permet de chercher des textes à partir de mots ou de domaines spécifiques. Les jours où les énormes entrepôts avec des milliers de boites d’archives étaient nécessaires sont à présent finis. Ces documents peuvent être détruits en sécurité et sauvegardés sous forme électronique à la place. Utiliser votre ordinateur le plus possible, par exemple l’utilisation du logiciel PDF pour la création de vos documents permettra aux personnes utilisant différents systèmes informatiques d’être capables d’utiliser ces mêmes documents.
3) De simples ressources: Gardez votre bureau comme un endroit électronique vous demandera moins de “choses” – vous n’aurez plus besoin de stocker de papiers, de boites en carton, de cartouches d’encre et par conséquence, vous serez capables d’économiser de l’argent et d’avoir plus d’espace dans votre bureau.
4) Passer le mot: Parlez à vos clients et expliquez-leur la manière dont votre bureau est organisé. Vous pouvez également ajouter une dernière ligne à vos emails suggérant que l’impression d’emails n’est pas toujours nécessaire et les effets que cela a sur l’environnement. A cela si vous ajoutez un peu de sens d’humour et de tact, la plupart des personnes qui liront votre message considéreront le besoin d’avoir des papiers empilés sur leurs bureaux.
5) Changer la manière de vous organiser: Prenez avantage des applications sur les appareils portatifs qui catégorisent votre journée et vous rappellent vos rendez-vous. Votre PC peut être installé pour communiquer avec votre téléphone, éliminant le besoin de copies imprimées pour vous rappeler vos rendez-vous et votre agenda.
Les avantages d’un bureau sans papiers l’emportent sur les inconvénients et comme votre bureau s’en trouvera libéré d’espace, vous aurez de nouveaux espaces jusqu’alors utilisés. Ce nouvel espace sans piles de papiers et de ce fait apparaissant plus propre vous permettra d’avoir une plus grande productivité.
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Yohan